Information System in PIG community???

Liburan akhir tahun ini sangat menyenangkan karena tidak seperti tahun kemarin dimana saya masih disibukkan oleh kuliah pra MM. Di sela-sela liburan, saya sempat mengunjungi sebuah lokasi pemeliharaan babi di Lampung, dimana lokasi yang saya kunjungi ini merupakan kemitraan dengan PT. Satwa Karya Prima (PT. SKP). Perusahaan yang berada dibawah naungan PT. Charoen Phokphand Indonesia ini bergerak dalam pembibitan satwa yaitu babi. Perusahaan yang terbentuk 4 tahun yang lalu dan terletak di medan ini sangat peduli untuk menjaga kelangsungan informasi dari lapangan hingga ke proses manajemennya.

Disini sistem informasi merupakan hal penting, dikarenakan dalam kasus ini terdapat dua buah subjek, kemitraan, sehingga membutuhkan sistem informasi yang baik. Dan karena setiap kondisi lapangan kemitraan itu berbeda-beda maka mau tidak mau kedua belah pihak, diluar hal-hal yang telah disebutkan dalam kontrak, akan saling menyesuaikan agar kemitraan ini berhasil.

Ada tiga komponen penting di dalam Sistem Informasi, kita akan membahasnya lebih lanjut pada PT. SKP :

Business Processes

Business Process merupakan hal yang penting, dimana terdapatnya pemahaman yang baik akan semua alur sistem yang ada di dalam perusahaan demi terbentuknya sebuah sistem informasi yang baik pula.

Dalam menjalin kemitraannya, dari pihak yang bermitra, mereka menyediakan lokasi, kandang, karyawan serta peralatan. Sedangkan dari pihak PT. SKP akan menyediakan bibit, vaksin, pakan, Technical Service (TS), dan konsumen.

Beberapa laporan yang disiapkan tiap minggunya, yang juga merupakan komponen dalam sistem informasi mereka, yaitu:

1. Laporan mingguan Kandang Mate toWean

2. Laporan mingguan Kandang Wean to Finish (Penggemukan)

   1. Nursery

   2. Finishing

3. Catatan perkawinan dan kelahiran

4. Rencana pemakaian pakan mingguan dan data jumlah babi per kandang

Untuk tiap jenis farm (induk, jantan, nursery, finishing)

5. Bukti afkir atau mati babi

6. Bukti hasil timbang babi, biasanya untuk penjualan

7. Laporan induk melahirkan

8. Laporan induk melahirkan disapihkan

Tiap minggunya laporan ini akan dikirimkan ke PT.SKP di medan untuk memantau perkembangan kandang dan untuk menentukan keputusan serta proses yang akan diambil kemudian. Apakah akan ditambah bibit lagi, apakah sudah waktunya dijual, dan berbagai keputusan lainnya.

Information Technology

Dalam mengelola sistem informasinya yang terkomputerisasi, PT. SKP meng-outsourcing AGRITEC Software dalam membuat software, dinamakan Porcitec, yang mendukung sistem informasi mereka. Namun terdapat kendala dalam penerapan pengkomputerisasian di lokasi kandang. Salah satunya didukung karena pihak TS yang berada dilapangan tidak diberi pelatihan untuk menggunakan software, sehingga sampai saat ini dari pihak kandang masih menggunakan laporan tertulis. Padahal akan lebih sangat membantu apabila TS yang menginputkan data melalui software. Dihadirkannya seorang konsultan sangat membantu. Konsultan datang seminggu sekali ke kandang untuk mengambil laporan, kemudian melakukan pengisian data melalui porcitec dan mengirimkan data ke pusat di Medan. Untuk sebuah periode tertentu General Manager (GM) akan datang ke lokasi untuk memonitor secara langsung.

Namun menurut saya ada sesuatu hal yang belum berjalan dengan baik, laporan yang dikirim tiap minggunya adalah melalui email dan fax. Pengiriman melalui kedua media tersebut dilakukan tiap minggunya, dan menurut saya hal ini terlalu berlebihan karena pengiriman laporan cukup hanya dilakukan melalui salah satu media saja. Dan email akan lebih baik daripada fax, karena melalui email pusat akan memiliki back up data laporan, dimana laporan merupakan hasil scan.

Tidak terintegrasinya database disebabkan karena lokasi kandang yang sangat terpelosok dan jauh dari pemukiman warga apalagi dengan yang namanya internet, hal ini juga menjadi kendala dalam penyampaian informasi. Namun saya menemukan adanya sebuah solusi yang akan mempermudah untuk penyampaian informasi tersebut. Penyampaian informasi dapat dilakukan melalui email, namun yang dikirimkan bukan berupa image dari scan laporan kandang tapi file database yang telah berisi data-data yang telah diinputkan. Karena menurut sepengetahuan saya ukuran file databasenya saat ini masih dapat dikirimkan melalui email. Jadi tidak perlu repot-repot lagi bukan.

People

Di dalam kemitraan ini terdapat karyawan dari pihak perusahaan dan mitra. Dari pihak perusahaan adalah Technical Service (TS) yang bertugas untuk mengawasi jalannya pemeliharaan babi. TS disini bertanggung jawab atas kondisi lapangan baik dari pakan, vaksin, sanitasi, perkawinan, kelahiran, penggemukan, penyapihan (pemisahan anak babi dengan induknya), penjualan, dan kematian. Sedangkan karyawan dari pihak mitra bertugas untuk melaksanakan operasional kerja di kandang.

Hingga sampai saat ini, orang-orang yang ada telah dapat mendukung sistem informasi yang ada. Namun diharapkan kedepannya dapat dikembangkan lagi ketelitian karyawan dalam melihat nomer kuping babi, hal yang sering mengalami kesalahan, sehingga data yang dituliskan nantinya akan lebih teliti lagi. Dan yang lebih penting adalah adanya pelatihan mengenai penggunaan software bagi TS sehingga nantinya alur sistem informasi akan menjadi lebih efisien. Hal ini dikarenakan untuk saat ini komputer yang berada dikandang tidak difungsikan sebagaimana mestinya.

Kesimpulannya adalah Sistem Informasi merupakan satu kesatuan dari komponen atau elemen yang saling terkait untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai dari hasil pengolahan data atau input yang masuk guna pengambilan keputusan saat ini dan masa yang akan datang. Dan sistem informasi saat ini telah menjadi sebuah kebutuhan, tidak hanya disebuah perusahaan tapi juga disetiap aktivitas yang berhubungan dengan orang lain seperti dalam komunitas, organisasi dan sebagainya.

Jadi liburan kali ini ternyata saya ditemani babi-babi..hehe..hehe..Wah, ternyata kalau kata orang babi itu bau menurut saya seh karena kandangnya nggak pernah dibersihin lho, kalo kandangnya dibersihin terus ternyata nggak seburuk yang saya sangka. Sebenarnya babi itu lucu juga, dari anak maupun induknya, tapi sayangnya dia nggak punya bulu jadi nggak enak buat dibelai. Hehe..hehe..

Waduuhh...ternyata suaranya kalo didengerin waktu malam kayak monster lagi ngamuk, ih..Serem...Yang lebih gila lagi, udah pernah liat babi dikawinin belon??ternyata babi bisa pilih-pilih pasangan juga lho, mana kalo nggak mau kawin dianya pake lari-lari lagi..Jadi repot deh yang ngawinin..huahaha..huahaha...

Buat temen-temen yang suka sama kartun babi atau produk-produk babi, coba deh sesekali liat babi aslinya dijamin nggak kalah lucu deh..tapi siapin mental dulu kali ya..hehe..hehe..

Natalan n taon baruan bareng babi nggak kalah seru dan menambah pengetahuan serta pengalaman yang baru..haha..haha.. Akhir kata, ternyata PIG is beautiful...